Đánh giá nhà cung cấp là hoạt động cần thiết trong quá trình thiết lập chiến lược mua hàng hiệu quả. Quy trình này giúp Doanh nghiệp có thể chọn lọc được những nhà cung cấp tiềm năng có thể đáp ứng được nhu cầu hàng hóa/ dịch vụ của Doanh nghiệp. Vì thế, để lựa chọn nguồn cung ứng phù hợp, Người mua hàng phải trải qua 7 bước trong quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng.

7 bước trong quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

Quá trình đánh giá nhà cung cấp là nền tảng của chiến lược tìm nguồn cung ứng. Mục tiêu của quá trình đánh giá nguồn cung ứng là đảm bảo nhà cung cấp tiềm năng có thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chi phí, giảm thiểu rủi ro mua hàng và tối ưu hóa chi phí thu mua hiệu quả cho Doanh nghiệp. Việc đánh giá sẽ được áp dụng khi lựa chọn nhà cung cấp một lần với đơn hàng lớn, phức tạp hoặc khi Doanh nghiệp muốn thiết lập quan hệ đối tác lâu dài.

>> Xem thêm: Tiết kiệm chi phí mua hàng hiệu quả với giải pháp công nghệ E-Procurement

Bước 1: Xác định nhu cầu

Quá trình đánh giá sẽ được bắt đầu bằng cách xác định nhu cầu của Doanh nghiệp trong tương lai. Việc xác định nhu cầu cụ thể có thể giúp Doanh nghiệp cân nhắc các nguồn lực phù hợp cho hoạt động thu mua hàng hóa hiệu quả. Chẳng hạn để sản xuất một chiếc máy tính, Doanh nghiệp cần xác định đầu là nguồn nguyên liệu, thiết bị cần cung cấp từ bên ngoài, đâu là nguyên liệu có thể tự sản xuất.

Để xác định được nhu cầu của Doanh nghiệp, người mua hàng cần xác định được các thông tin như:

Hàng hóa/ dịch vụ cần được cung cấp là gì?
Các thông số kỹ thuật của hàng hóa/ dịch vụ đó bao gồm những gì?
Thời gian cần cung ứng hàng hóa/ dịch vụ là khi nào?
Ngoài ra, Người mua hàng cũng cần phải xem xét các kế hoạch phát triển sản phẩm mới bằng cách tiếp cận và tương tác với bộ phận phát triển sản phẩm để có thể chủ động hơn trong việc triển khai kế hoạch tìm nguồn cung ứng.

quy-trinh-danh-gia-lua-chon-nha-cung-ung

quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

Bước 2: Lập danh sách các nhà cung ứng

Từ những nhu cầu đã được xác định ở bước 1, người mua hàng tiến hành lên danh sách nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu đó. Với các đơn hàng lớn, yêu cầu cao đòi hỏi người mua hàng phải lên danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp và danh sách là có năng lực đáp ứng nhu cầu của công ty. Mặc khác, giá cả của nhà cung cấp đưa ra nằm trong khoảng ngân sách của Doanh nghiệp. Việc lập danh sách nhà cung cấp đúng có thể giải quyết các bài toán cung ứng cho Doanh nghiệp bạn một cách hiệu quả.

Bước 3: Xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung ứng

Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp sẽ giúp cho quá trình đánh giá có kết quả rõ ràng, từ đó giúp người mua nhanh chóng lựa chọn được nguồn cung ứng phù hợp. Nhân viên mua hàng có thể xây dựng bộ tiêu chí đánh giá gắn với một số điểm định lượng cụ thể, có thể tham khảo một số tiêu chí đánh giá như:

Mức độ uy tín của nhà cung cấp
Chất lượng hàng hóa/ dịch vụ
Hiệu suất cung cấp
Giá thành hàng hóa/ dịch vụ & phương thức thanh toán
Dịch vụ khách hàng
Tính lâu dài và bền vững
Rủi ro tài chính

Bước 4: Đánh giá nhà cung ứng

Ở bước này, người mua cần tiến hành đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với bộ tiêu chí đã đề ra. Yếu tố phù hợp cần được sự đảm bảo từ 2 bên do đó, cần có buổi trao đổi để lắng nghe các đề xuất của nhà cung cấp cũng như chia sẻ cho họ hiểu rõ những yêu cầu mong muốn của Doanh nghiệp.

Trong trường hợp danh sách nhà cung cấp quá nhiều, người mua có thể chia ra thành nhiều vòng khác nhau. Ví dụ vòng 1 là đánh giá hồ sơ, các vòng sau là buổi đánh giá trực tiếp. Người mua có thể đưa ra yêu cầu để nhà cung cấp tiến hành demo sản phẩm/ dịch vụ để chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu của họ với Doanh nghiệp.

Sau buổi đánh giá nhà cung cấp, Người mua cần nắm được một số thông tin cụ thể như

Điểm mạnh/ điểm yếu của Nhà cung ứng
Nhà cung cấp có điểm đánh giá cao nhất
Nhà cung cấp có hàng hóa/ dịch vụ tốt nhất
Nhà cung cấp phù hợp nhất với Doanh nghiệp

Bước 5: Lập báo cáo đánh giá nhà cung ứng

Người mua hàng tiến hành tổng hợp các thông tin từ bước đánh giá thành báo cáo đánh giá chi tiết. Các dữ liệu nên được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng, khoa học sẽ giúp cho ban lãnh đạo có thể dễ dàng lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất. Một mẹo nhỏ khi lập báo cáo là nên xếp các nhà cung cấp tốt nhất lên hàng đầu hoặc đánh dấu đặc biệt để cấp trên dễ chú ý.

dich-vu-yu-van-chuyen-doi-so-cho-doanh-nghiep

quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

Bước 6: Hoàn thành lựa chọn nhà cung ứng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất và có sự phê duyệt, nhân viên mua hàng nên đề nghị cấp trên chọn thêm nhà cung cấp dự phòng để tránh trường hợp rủi ro trong quá trình cung ứng hàng hóa. Với các nhà cung cấp không được lựa chọn, Người mua hàng cung nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự phòng cho trường hợp sau này.

Bước 7: Hoàn thành hợp đồng với nhà cung ứng

Cuối cùng, người mua hàng tiến hành xây dựng hợp đồng. Trong hợp đồng với nhà cung cấp cần làm rõ các thông tin như:

Mục tiêu cung ứng sản phẩm/ dịch vụ
Thông số kỹ thuật của sản phẩm/ dịch vụ cung ứng
Thời gian giao nhận hàng
Chi phí

Khi hoàn thành hợp đồng, bạn nên trao đổi với nhà cung cấp về những kỳ vọng về hàng hóa/ dịch vụ cung ứng. Điều này giúp định hướng nhà cung ứng có thể thực hiện những phương thức tốt nhất dành cho đơn hàng của Doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý nhà cung ứng hiệu quả đến từ NextPro

kham-pha-tinh-nang-cua-he-thong-e-procurement

quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng cụ thể, rõ ràng. Mặc khác, bạn cũng có thể ứng dụng giải pháp mua hàng trực tuyến E-Procurement của NextPro để quản lý, đánh giá nhà cung cấp và hạn chế tối đa rủi ro trong quy trình mua hàng.

Với giải pháp E-Procurement được cung cấp bởi NextPro, người mua hàng có thể quản lý chi phí mua hàng, quản lý nhà cung cấp, quản lý yêu cầu một cách hiệu quả. Đồng thời, nhà quản trị có thể kiểm soát được quá trình vận hành mua hàng một cách tổng quát và chính xác nhất.

Điều chỉnh tương thích với quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng của từng Doanh nghiệp.
Thời gian thiết lập và bàn giao nhanh chóng, theo đúng lộ trình cam kết.
Tối ưu chi phí triển khai và cam kết không phát sinh thêm phụ phí.
Giao diện thân thiện với người dùng, dễ dàng triển khai và sử dụng ngay.
Tích hợp nhiều tính năng thông minh như thương lượng tự động, đấu thầu trực tuyến, tự động so sánh và đưa ra mức giá tốt nhất,…

Quý Doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về hệ thống mua hàng trực tuyến E-Procurement của NextPro, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất nhé!

Bài viết liên quan:

Quy trình 7 bước triển khai tìm nguồn cung ứng cho Doanh nghiệp

4 nguyên nhân dẫn đến rủi ro khi lựa chọn nhà cung ứng

4 Mô hình chuỗi cung ứng phổ biến trong Doanh nghiệp

Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp dành cho Doanh nghiệp

__________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO