Việc lập kế hoạch mua hàng thực chất là quá trình tổng hợp và xác định nhu cầu mua hàng của Doanh nghiệp trong một thời điểm nhất định để đảm bảo các loại hàng hóa/dịch vụ luôn được mua ở tình trạng tốt nhất.

Thiết lập kế hoạch mua hàng cho Doanh nghiệp là một việc quan trọng giúp hoạt động lưu thông hàng hóa trong chuỗi cung ứng được tổ chức và kiểm soát kịp thời. Căn cứ vào kế hoạch mua hàng, nhân viên mua hàng có thể đảm bảo được hàng hóa phù hợp về số lượng, nhu cầu, chất lượng, giá cả…

Tổng quan về kế hoạch mua hàng của Doanh nghiệp

lap-ke-hoach-mua-hang

Kế hoạch mua hàng là định hướng chung cho hoạt động mua hàng của Doanh nghiệp theo từng thời điểm, được ứng dụng trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng. Mục tiêu của việc lập kế hoạch mua hàng là nâng cao sự minh bạch và hiệu quả trong quá trình vận hành mua hàng Doanh nghiệp. 

Bên trong kế hoạch mua hàng sẽ bao gồm các thông tin về việc sử dụng nhà cung cấp, các hàng hóa/dịch vụ cần mua, mô tả quá trình tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp,… Ngoài ra, bên trong kế hoạch mua hàng còn bao gồm các loại hợp đồng giao dịch, các điều khoản giao hàng, tiêu chí đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và quy trình mua hàng tổng quan. 

Việc lập kế hoạch mua hàng thực chất là quá trình tổng hợp và xác định nhu cầu mua hàng của Doanh nghiệp trong một thời điểm nhất định để đảm bảo các loại hàng hóa/dịch vụ luôn được mua ở tình trạng tốt nhất. Việc thực hiện tốt kế hoạch mua hàng sẽ giúp Doanh nghiệp có thể:

  • Xác định được nhu cầu định kỳ của Doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm và linh hoạt được các khoản chi phí mua hàng cho các hoạt động của Doanh nghiệp.
  • Lên kế hoạch chi tiêu Doanh nghiệp hợp lý theo kế hoạch mua sắm.
  • Tránh các hoạt động mua sắm phát sinh gây lãng phí ngân sách.
  • Đảm bảo tiến độ mua hàng đáp ứng theo thời gian và số lượng.

5 bước lập kế hoạch mua hàng cho Doanh nghiệp 

thiet-lap-ke-hoach-mua-hang-cho-doanh-nghiep

Xác định hàng hóa/dịch vụ cần mua

Nhân viên mua hàng tiến hành xác định nhu cầu về các loại hàng hóa/dịch vụ cần mua của Doanh nghiệp. Quá trình đó phải đảm bảo xác định đúng số lượng hàng hóa cần mua, đúng thông số kỹ thuật và đảm bảo chất lượng. 

Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 

Lựa chọn nhà cung cấp là mấu chốt trong hoạt động mua hàng. Nhà cung cấp có sản phẩm tốt và giá thành hợp lý chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho giao dịch của bạn. Nhân viên mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp theo những tiêu chí như

  • Chất lượng sản phẩm 
  • Thời gian giao hàng 
  • Chính sách bảo hành 
  • Giá thành sản phẩm và các điều khoản thanh toán
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng…

Những tiêu chí trên sẽ giúp Doanh nghiệp có thể chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất. Trong quá trình lựa chọn, nhân viên mua hàng nên chia nhỏ rủi ro bằng cách mua hàng từ nhiều Doanh nghiệp khác nhau để đề phòng các trường hợp sự cố phát sinh trong khâu cung ứng hàng hóa. 

Lựa chọn phương pháp mua hàng 

Trong quá trình lập kế hoạch mua hàng, Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp để tối ưu được chi phí đầu vào hiệu quả. Có 2 phương pháp mua hàng chủ yếu bao gồm: 

  • Mua hàng theo yêu cầu: Đây là hình thức mua hàng theo nhu cầu của Doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định. 
  • Mua hàng theo lô lớn: Với hình thức này, Doanh nghiệp sẽ mua hàng hóa với số lượng lớn. Với các Doanh nghiệp sản xuất, hình thức này đồng nghĩa với việc mua lượng hàng hóa nhiều hơn so với nhu cầu tiêu thụ của thị trường trong một chu kỳ kinh doanh. Mua hàng theo lô lớn sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí cho việc mua nguyên vật liệu, từ đó giảm giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, để áp dụng phương pháp này, Doanh nghiệp cần có những dự đoán chính xác về nhu cầu tiêu thụ của thị trường trong tương lai gần. 

Tùy thuộc vào hình thức kinh doanh, quy mô và doanh số tiêu thụ mà mỗi Doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp mua hàng phù hợp.

Theo dõi và kiểm tra giao nhận 

Sau khi quyết định mua hàng và ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cần theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, đảm bảo họ có thể đáp ứng được các điều khoản và điều kiện đã đề ra trong hợp đồng.

Đánh giá kết quả mua hàng

Cuối cùng, phòng mua hàng sẽ tiến hành đánh giá lại tiến trình thu mua và kế hoạch đã đề ra trước đó, xem xét những vấn đề và đúc kết kinh nghiệm cho những kế hoạch trong tương lai. 

Lập kế hoạch mua hàng hiệu quả với giải pháp mua hàng E-Procurement 

Tiến trình lập kế hoạch mua hàng cần căn cứ trên dữ liệu về đơn hàng, nhà cung cấp đã làm việc trước đó. Do vậy, nếu cứ áp dụng hình thức quản lý truyền thống sẽ gây nhiều khó khăn cho nhân viên mua hàng trong việc thu thập dữ liệu và đưa ra những đánh giá chính xác. 

E-Procurement của NextPro là giải pháp giúp đồng bộ hóa các thông tin, dữ liệu mua hàng của Doanh nghiệp hiệu quả. Giải pháp này được phát triển dựa trên quy trình mua hàng truyền thống được số hóa trên nền tảng kỹ thuật số. Phòng mua hàng, các phòng ban nội bộ và nhà cung cấp có thể làm việc và trao đổi trên nền tảng trực tuyến này thông qua các tính năng được tích hợp sẵn bên trong hệ thống. Quy trình mua hàng sẽ được hệ thống đáp ứng từ bước khởi tạo yêu cầu mua hàng đến khi nhận hàng và thanh toán. 

Ứng dụng hệ thống E-Procurement, Nhà quản trị không chỉ kiểm soát được quá trình mua hàng hiệu quả mà còn tối ưu được chi phí đầu vào cho Doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên mua hàng cũng có thể dựa vào các dữ liệu trên hệ thống để tiến hành thiết lập kế hoạch mua sắm cho Doanh nghiệp theo từng thời điểm. 

>>> Tham khảo thêm: Các tính năng bên trong hệ thống E-Procurement của NextPro

Quý Khách hàng có nhu cầu trải nghiệm hệ thống mua hàng E-Procurement, vui lòng liên hệ với NextPro để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé! 

_________________________________________________________________________________________________________

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ CUNG ỨNG QUỐC TẾ NEXTPRO 

Ứng dụng hệ thống E-Procurement, Nhà quản trị không chỉ kiểm soát được quá trình mua hàng hiệu quả mà còn tối ưu được chi phí đầu vào cho Doanh nghiệp. Ngoài ra, nhân viên mua hàng cũng có thể dựa vào các dữ liệu trên hệ thống để tiến hành thiết lập kế hoạch mua sắm cho Doanh nghiệp theo từng thời điểm. 

Bình luận (0 bình luận)